信息的发展现状驱使各单位必须实行办公自动化：

信息的膨胀：随着企业规模扩大和与外界交流的增长，大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12－18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从，而市场竞争的残酷性却要求企业对信息的处理更快捷。

信息的孤岛：随着企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，只有少数有特许访问权的用户能看到这些数据，各部门信息不统一，很多是重复数据。

信息的非结构化：对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些"死角"里会隐藏了非常重要的信息资源。

信息的安全性：数据是企业的血脉，信息对企业起着举足轻重的作用，如果信息被丢失或者被窃取将造成灾难性后果。企业数据零散存放，不便于集中管理，造成信息的安全性受到严峻的考验。
信息的非个性化：董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，因他们在企业中担任的角色不一样，其所关注的角度和重点也是不一样的，这种"个性化"体现在各个方面，如：内容（一般的知晓/情报）、频率（例外/定期/持续）、结构（同类文件/各种来源的文件）、安全（加密/公开）、存取（个人/团队/公司）、集成（内部/集成/外部）等等。而现在的企业信息化系统往往是"千人一面"，只实现了"如果你肯找，最终反正能找到"的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。

信息利用不高：信息来源还是倾向于传统方式，运作模式犹如"大海捞针"般的盲目；没有系统化、完整化、智能化地利用好信息和再次利用信息；没有真正将信息完全整合并储存起来，而是散乱不堪；无法将信息进行跟踪保护和掌握运用

落后的信息化管理水平带来的结果：管理落后、整体效率低下、工作运转不畅、信息流通不畅、应变力差、组织空洞、缺乏协同作战能力

以网络为核心的办公自动化软件正好可以解决上述问题